追客漏れの原因は、担当者の努力不足ではなく、紙・Excel・メールに情報が散らばり、担当者ごとに抱え込む（属人化）ことです。まずやることはシンプルで、見込み案件を1か所に集めて「次回連絡日（次に連絡する日）」を必須にすること。これだけで“追う順番”ができ、漏れが減り始めます。kintoneは、この状態を誰でも一覧で見えるようにし、担当者不在でも回る形にするのに向いています。
- 紙・Excel・メール分散をやめて「置き場所」を1つにする
- 次回連絡日（次に連絡する日）を必須にして、追う順番を作る
- 入力タイミング固定で、属人化と漏れを減らす
追客漏れが起きる会社の共通点は「情報の置き場がバラバラ」
追客漏れは、営業の能力差ではなく 「情報が散らばっている」 ことで起きます。紙・Excel・メールに分かれていると、“最新がどこか”が分からず、担当者の頭の中が正解になり、引き継ぎや不在対応で漏れます。まずは 置き場所を1つにして、誰でも状況が追える状態を作ります。
都城の現場あるある
たとえば、見積はメール／対応メモは紙／一覧はExcelのように分かれていると、「誰が、いつ、どこまで進めたか」が追えず、折り返し漏れ・再連絡漏れが起きます。担当者が不在でも回るようにするには、案件の進捗と次回連絡日が“1つの一覧”で見える状態が必要です。
追客漏れは「静かに積み上がる損失」になりやすい
追客漏れは、企業にとって大きな機会損失につながる可能性があります。都城の企業では、年間数千万円規模の損失となるケースも考えられます。たとえば、見込み案件のフォロー漏れが年間32件発生し、1件あたりの粗利が150万円と仮定します。この場合、年間で約4,800万円の機会損失が発生していることになります。このような損失を防ぐためには、追客状況を可視化し、担当者任せにしない仕組みづくりが重要です。まずは自社の追客状況を把握し、具体的な対策を検討しましょう。
【今日からできる！】追客漏れを止める3つの手順
最初に完璧を目指しません。見込み案件を対象にして、漏れを止める土台を作ります。
手順1：追う対象（見込み案件）を定義する
まず「見込み案件」を、社内で同じ意味で使えるように決めます。おすすめは、次のどれかに限定することです。
- 見積依頼が来た（または見積を出した）
- 資料請求・問い合わせが来た
- 過去取引先で、再提案の余地がある
ポイントは「全部追う」ではなく、最初は追う範囲を狭くすること。範囲が広いほど、入力が止まって漏れます。
手順2：次回連絡日を必須項目にする
追客漏れを止める最短ルールは、次回連絡日を“空欄にしない”ことです。 次回連絡日は「○月○日に電話／訪問」のように、日付＋次アクションまでセットにします。
最初は入力項目を増やさず、最低限この3つで始めます。
- 案件名（または会社名＋用件）
- 次回連絡日
- 次アクション（電話／訪問／見積／再提案 など）
※通知は“あれば便利”ですが、先に効くのは一覧で追う順番が見えることです。
手順3：優先順位を「3分類」に固定する（迷わせない）
優先順位は細かい点数化より、迷わない分類が先です。最初はこの3つで十分です。
- 今週やる（最優先）：次回連絡日が7日以内／見積提出後／先方から質問が来ている
- 来週やる（通常）：次回連絡日が8〜14日以内／検討中で温度感がある
- 保留（追いすぎない）：先方都合で止まっている／時期未定／担当変更待ち
この3分類にすると、担当者が変わっても“追う順番”が崩れません。
kintoneはここで効く（作り込みより「一覧→運用」）
kintoneを使う価値は、データを入れることではなく、“追う順番が一覧で見えること”です。 最初に作り込まず、まず一覧→運用を回してください。最初は「見込み案件だけ」「項目は3つだけ」で始め、回り始めてから過去履歴や顧客情報を足すのが失敗しにくいです。
まずは「追客漏れを止める最初の1枚」を15分で埋めましょう
以下をそのまま貼って、チームで埋めてください（15分で終わります）。
【追客漏れを止める最初の1枚】
– 追う対象（見込み案件の定義）：（例：見積依頼／資料請求／再提案）
– 必須項目（3つだけ）：①案件名 ②次回連絡日 ③次アクション
– 入力する人：（ ）
– 入力するタイミング：（例：電話を切った直後）
– 優先順位（3分類）：今週／来週／保留
– 完成の基準（1行）：次回連絡日が全件に入り、今週やる案件が一覧で見える
追客漏れを止めるための3つのチェックリスト（判定できる形）
- 見込み案件の定義が決まっている（誰が見ても同じ範囲）
- 次回連絡日が空欄の案件がない（空欄＝0件）
- 「今週／来週／保留」の3分類で、追う順番が一覧で見える
よくある質問（Q&A）
Q：Excelでもできますか？
Excelでも始められます。ただし、担当者ごとにファイルが増えると属人化が戻りやすいのが弱点です。 まずは「見込み案件・次回連絡日・次アクション」を1つの一覧で運用し、 回る形が見えたらkintoneで定着させる、という順番がおすすめです。
Q：kintoneの導入に抵抗がある社員が多い場合は？
kintoneの導入に抵抗がある社員が多い場合、まずは小さなチームから試験的に導入することをおすすめします。一部の部署やプロジェクトでkintoneの効果を実感してもらい、成功事例を社内に共有することで、抵抗感を和らげることができます。また、kintoneの操作研修を実施したり、サポート体制を整えることも重要です。導入の目的やメリットを丁寧に説明し、社員の不安を解消しながら進めていきましょう。最初はシンプルなアプリから始め、徐々に機能を追加していくとスムーズに導入できます。
まとめ
追客漏れは、担当者の努力不足ではなく情報の分散と属人化が原因で起きます。 最初の一手は難しくありません。
- 見込み案件を「1か所」に集める
- 次回連絡日を必須にする（空欄を0にする）
- 優先順位を「今週／来週／保留」に固定する
まずは記事内を確認して、見込み案件だけで運用を始めてみてください。 自社の業務に合わせて“最初の一手”を一緒に決めたい場合は、kintone導入支援としてご相談いただけます。
