kintoneによる「在庫欠品の防止と仕入最適化」を実現した事例

都城エリアの製造業・卸売業では、「在庫は見に行けばわかる」という運用が今も多く残っています。 これは決して悪いことではなく、現場が工夫して回してきた結果でもあります。

ただ、電話のたびに倉庫へ走り、担当者の記憶や勘に頼る状態が続くと、少しずつムリが出ます。 特に分納が多い会社ほど、「まだ全部届いてない」「何個来た／来てない」の認識ズレが起きやすく、現場が止まりやすくなります。

このズレが怖いのは、ミスが起きた瞬間だけではありません。「いつもの担当が休んだ日」「引継ぎのタイミング」「忙しさがピークの日」に、いきなり表に出てきます。

そこで今回の事例では、在庫を“数”だけで終わらせず、出庫・発注・納品・入庫の履歴を一本道で追える形にした事例を紹介します。

この記事の要点（3点）

1. 在庫確認のゴール：「いま在庫があるか」だけでなく、「いまどこまで進んでいるか」まで即答できる状態
2. 仕組みの核：出庫・発注・納品（分納）・入庫を 一気通貫でつなぎ、同じ流れを全員が同じ情報で追える設計
3. 現場が回る工夫：「登録」「チェック」を起点に、次の記録が自動で作られる仕掛け（迷い・転記・抜けの抑制）

現状 → 課題 → 提案 → 効果

現状

都城の製造業Ａ社ではお客様からの電話で在庫確認が入るたび、倉庫へ見に行って答える運用になっていました。 忙しい時期や担当者の不在が重なると、回答が遅れたり曖昧になることが多々ありました。

課題

問題は在庫が見えないことではなく、在庫の判断が人の記憶に依存してしまうことです。 その結果、次のような事象が起きやすくなります。

• 在庫確認が「見に行ける人」に依存し、現場の負荷が見えにくい
• 発注の判断が属人化し、漏れが起きやすい。まとめて発注することができない
• 分納が多いほど、「まだ全部届いてない」認識違いと数量ズレが起きやすい

提案

在庫管理を中心に、動きごとにアプリを分け、あとから追える履歴が残る形にしました。 狙いは“管理のための入力”を増やすことではなく、現場が迷うポイント（次に何をすればいいか）を減らすことです。

そこで、判断や転記が発生しやすい場面は、仕組み側が先回りして「次の記録が自動で作られる」ようにしています。現場は基本的に、登録・チェックを起点に次へ進めます。

アプリ構成（5つ）

• 商品マスター
• 在 庫 管 理
• 　　出庫　　
• 　　入庫　　
• 　　発注　　

現場の迷いを減らすための仕組み、工夫

kintoneの標準機能では、痒い所に手が届かない部分があるため、現場を滞りなく回すために自動化をはかりました。

1. 出庫アプリで登録 → 適正在庫を下回った場合、発注アプリに対象商品のレコードが自動で追加
2. 発注アプリで「納品済」にチェック → 入庫アプリに対象レコードが自動で追加

在庫だけで終わらず、結果として次のような履歴も残る形になります。

• どこの仕入先から、何を、どのくらい仕入れたか
• どこの取引先に、何を（商品/サービス）、どのくらい売ったか

効果

• 在庫確認の即答（倉庫へ見に行く前提からの脱却）
• 発注判断の属人化の抑制（出庫を起点に不足が表に出る）
• 分納時の認識ズレの抑制（「どこまで届いたか」を同じ情報で追える）
• 現場・管理側の判断基準の統一（同じ流れを同じ画面で確認）

実施にあたってのヒント

１：アプリでの役割を明確にする

「どこに何を登録するか」を先に決めて、入力の迷いを減らせるようにする。

２：出庫から始まる一本道を作る（分納前提）

出庫→発注→納品（分納）→入庫→在庫反映を、途中でも追えるような設計にします。

３：迷うところは、入力ではなく自動化するようにする

今回の例だと、出庫登録・納品済チェックで自動化したように運用負荷を増やさないような設計にする。

まずは現状整理からご相談ください

「今まで通りで回っている」こと自体を否定するつもりはありません。 ただ、電話のたびに倉庫が走っているなら、それは現場が頑張って吸収しているサインでもあります。

「相談＝すぐシステム導入」ではありません。まずは現場の流れを紙に起こして、詰まりやすい場所を見つける

・いまの運用を否定しない（回っているのは現場の工夫の成果）
・ただ、頑張りで吸収している部分は、放置するとどこかで限界が来る
この線引きをしながら、「どこから整えると負担が減るか」を整理します。

現場の一日の流れ（出庫・発注・入庫・分納の扱い）を棚卸しして、どこから整えるのが良いか整理してみましょう。

---

※本記事は、社名・固有情報を匿名化しています。