福祉サービス業では、利用者支援そのものに加えて、法令に沿った記録作成が日常業務の大きな比重を占めます。特に会議後の議事録作成は、現場の負担を増やしやすい業務です。
今回ご紹介するのは、就労継続支援B型を運営する匿名企業A社の事例です。高機能な仕組みを先に押し込むのではなく、現場に合う運用を優先したことで、議事録作成の工数を大幅に削減しました。
この記事の要点
- 課題は「記録業務の量」だけでなく、「資格者への業務集中」と「情報管理への不安」にありました。
- 解決策は「録音ペン → Whisper → GPT（Azure OpenAI）」の3段構成です。
- 議事録作成時間は、平均60分から15分へ短縮し、約75%削減しました。
現状 → 課題 → 提案 → 効果
現状
A社（20名、非常勤含む）では、法令対応の記録業務が多く、会議は1〜2時間/回を週3〜5回実施していました。会議後には議事録作成に追加で1〜4時間を要する場面があり、紙・手書き中心の運用による転記負担が発生していました。
課題
- 義務化された記録作成の量が多い
- 一部書類は資格者のみ作成可能で、担当者に業務が集中しやすい
- 利用者情報を扱うため、デジタル化時のセキュリティ不安が強い
加えて、現場では対面支援を重視する運用が基本であり、PC操作への負担感もあるため、単純なシステム導入だけでは定着が難しい状態でした。
提案
- 録音機能付きペンで会議音声を録音
- ローカルPCのWhisperで音声を文字起こし
- GPT（Azure OpenAI）で要約し、記録形式に整形
ポイントは、現場に馴染みのある道具を入口にしながら、AIを後段で活用したことです。全自動化を急がず、運用し続けられる設計を優先しました。
効果
議事録作成時間：平均60分 → 15分（約75%削減）
また、ベテラン職員の自発利用や「AIは無理」という認識の変化も見られ、今後は日報や業務記録への活用拡張が検討されています。
導入前の課題
- 法令対応記録（複数帳票）の作成負担が大きい
- 会議後の議事録作成が長時間化している
- 紙・手書き中心で転記作業が発生する
- 様式・要件チェックに時間を要する
- 資格者に作成業務が集中しやすい
- 個人情報を扱うため、デジタル化に慎重になりやすい
実施内容（3ステップ）
Step1：録音
会議を録音ペンで記録し、現場の運用負担を抑えます。
Step2：文字起こし
音声データをローカルPC上のWhisperでテキスト化します。
Step3：整形・要約
GPT（Azure OpenAI）で議事録形式に整えます。
導入効果
- 議事録作成時間：平均60分 → 15分
- 作業時間削減率：約75%
成功要因（3つ）
- 高機能性よりも「現場に合う道具」を優先したこと
- 対面業務の流れを崩さない運用設計にしたこと
- セキュリティに配慮した環境（Azure）で不安を下げたこと
※本記事は、事例企業の特定を避けるため、社名・固有情報を匿名化して掲載しています。
