kintoneによる「在庫欠品の防止と仕入最適化」を実現した事例

都城エリアの製造業・卸売業では、「在庫は見に行けばわかる」という運用が今も多く残っています。 これは決して悪いことではなく、現場が工夫して回してきた結果でもあります。

ただ、電話のたびに倉庫へ走り、担当者の記憶や勘に頼る状態が続くと、少しずつムリが出ます。 特に分納が多い会社ほど、「まだ全部届いてない」「何個来た／来てない」の認識ズレが起きやすく、現場が止まりやすくなります。

そこで今回の事例では、在庫を“数”だけで終わらせず、出庫・発注・納品・入庫の履歴を一本道で追える形にした事例を紹介します。

この記事の要点（3点）

1. 「見に行けばわかる」は、判断が人に依存しやすい
2. 在庫は“数”だけでなく、入庫・出庫・発注・納品の履歴が残ると判断が変わる
3. 分納が多い現場ほど、「まだ届いてない」「数量ズレ」を前提に仕組みを作る必要がある

現状 → 課題 → 提案 → 効果

現状

都城の製造業Ａ社ではお客様からの電話で在庫確認が入るたび、倉庫へ見に行って答える運用になっていました。 忙しい時期や担当者の不在が重なると、回答が遅れたり曖昧になったりします。

課題

問題は在庫が見えないことではなく、在庫の判断が人の記憶に依存してしまうことです。 その結果、次のような事象が起きやすくなります。

• 在庫確認が「見に行ける人」に依存し、現場の負荷が見えにくい
• 発注の判断が属人化し、漏れが起きやすい。まとめて発注することができない
• 分納が多いほど、「まだ全部届いてない」認識違いと数量ズレが起きやすい

提案

在庫管理を中心に、動きごとにアプリを分け、履歴が残る形にしました。 さらに「次に何をすればいいか」で迷う場面は、仕組み側が先回りして“次の記録が自動で作られる”ようにしています。

アプリ構成（5つ）

• 商品マスター
• 在 庫 管 理
• 　　出庫　　
• 　　入庫　　
• 　　発注　　

全体の流れ（一本道）

現場の迷いを減らすための仕組み、工夫

kintoneの標準機能では、痒い所に手が届かない部分があるため、現場を滞りなく回すために自動化をはかりました。

1. 出庫アプリで登録 → 適正在庫を下回った場合、発注アプリに対象商品のレコードが自動で追加
2. 発注アプリで「納品済」にチェック → 入庫アプリに対象レコードが自動で追加

在庫だけで終わらず、結果として次のような履歴も残る形になります。

• どこの仕入先から、何を、どのくらい仕入れたか
• どこの取引先に、何を（商品/サービス）、どのくらい売ったか

効果

• 電話対応のたびに倉庫へ走る回数の大幅削減
• 発注漏れ・欠品などの事象がほぼゼロに
• 分納でも「いま何個まで届いたか」が分かる
• 現場と管理側で同じ情報が見れる判断できる

実施にあたってのヒント

１：アプリでの役割を明確にする

「どこに何を登録するか」を先に決めて、入力の迷いを減らせるようにする。

２：出庫から始まる一本道を作る（分納前提）

出庫→発注→納品（分納）→入庫→在庫反映を、途中でも追えるような設計にします。

３：迷うところは、入力ではなく自動化するようにする

今回の例だと、出庫登録・納品済チェックで自動化したように運用負荷を増やさないような設計にする。

まずは現状整理からご相談ください

「今まで通りで回っている」こと自体を否定するつもりはありません。 ただ、電話のたびに倉庫が走っているなら、それは現場が頑張って吸収しているサインでもあります。

まずは、現場の一日の流れ（出庫・発注・入庫・分納の扱い）を棚卸しして、どこから整えるのが良いか整理してみましょう。

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※本記事は、社名・固有情報を匿名化しています。