中小企業向け｜都城・三股・曽於市で使える1枚BCPの作り方

都城エリア（都城・三股・曽於市）の中小企業向けに、1枚で持てるBCP（事業継続の備え）の作り方をまとめました。完璧な計画を作るより、まずは「優先業務（止められない業務）」「連絡手段」「バックアップ」の3つだけ決めて、早く復旧できる状態を作ることが大切です。この記事では、ITが苦手でも進められるように、必要最低限の手順を3つに絞って解説します。

中小企業のBCPは「1枚」で十分｜都城・三股・曽於市向けひな形と作り方

事業継続計画（BCP）というと、大企業が策定する複雑なものを想像しがちです。しかし、中小企業においては、必要最低限の準備に絞った「1枚BCP」でも十分な効果が期待できます。

BCPは完璧を目指さず、最低限の準備で早期復旧を目指す

BCP（事業継続計画）は、災害や事故などの緊急事態が発生した際に、事業を中断させないため、または中断した場合でも迅速に復旧させるための計画です。完璧なBCPを最初から目指すのではなく、まずは自社にとって最も重要な業務を特定し、その継続に必要な対策を講じることから始めましょう。

都城・三股・曽於市の中小企業は、台風や豪雨、停電に備えたBCP策定が急務

都城・三股・曽於市は、台風や豪雨といった自然災害のリスクが高い地域です。近年頻発する自然災害や、いつ起こるかわからない停電に備え、中小企業においてもBCPの策定が急務となっています。まずは自社の事業継続における弱点を把握し、優先順位をつけて対策を講じることが大切です。

BCP対策が後回しにされる3つの背景｜宮崎県内の中小企業を取り巻く現状

BCP（事業継続計画）の策定は重要と認識されていても、多くの中小企業では対策が後回しにされがちです。その背景には、時間やスキル、費用の不足といった課題が存在します。しかし、災害発生時に迅速に事業を再開することは、顧客や取引先からの信頼を維持する上で非常に重要です。

BCPの必要性は理解しつつも、時間・スキル・費用の不足が課題

多くの中小企業がBCPの必要性を理解している一方で、策定が進まない背景には、時間、専門スキル、そして費用の不足があります。特に、日々の業務に追われる中小企業にとって、BCP策定に十分な時間を割くことは難しいのが現状です。また、専門的な知識を持つ人材がいない、あるいは外部の専門家に依頼する費用を捻出できないといった事情も、BCP策定を妨げる要因となっています。

災害発生時の迅速な事業再開が、顧客や取引先からの信頼維持に不可欠

災害発生時に事業を迅速に再開することは、顧客や取引先からの信頼を維持するために不可欠です。事業停止が長引けば、顧客は競合他社に流れ、取引先との関係も悪化する可能性があります。都城、三股、曽於市といった地域の中小企業にとっては、地域経済への貢献という面でも、事業継続は重要な意味を持ちます。

ITが苦手でもできる！中小企業向け「1枚BCP」の作り方3ステップ

BCP（事業継続計画）は難しく考えず、まずは必要最低限の準備から始めましょう。ここでは、ITが苦手な方でも取り組みやすい「1枚BCP」の作り方を3つのステップに分けて解説します。

ステップ1：停電時でも継続すべき優先業務を3つ決める

最初に、災害や停電が発生した場合でも、絶対に止められない業務を3つに絞り込みます。例えば、顧客からの問い合わせ対応、売上に関わる業務、従業員への給与支払いなどが考えられます。これらの業務を明確にすることで、限られた資源をどこに集中すべきかが見えてきます。

ステップ２：連絡網と電話がNGな時の代替手段を1枚化する

災害時は「固定電話がつながらない」「担当者に連絡が取れない」が最初に起こります。まずは “誰に・何で・どの順番で連絡するか” を、1枚にまとめましょう。
ポイントは3つだけです。
・社内の連絡先：代表／現場責任者／総務（最低限この3系統）
・社外の連絡先：主要取引先／重要な仕入先／設備・電気・ITなどの業者
・代替手段：電話がダメな時の手段（SMS、メール、LINE、チャット等）を必ず1つ書く

【1枚BCPにそのまま貼る枠（連絡網）】
■社内
・代表（一次連絡）：（氏名）／（携帯）／（代替：SMS・LINE等）
・総務（社員連絡）：（氏名）／（携帯）／（代替）
・現場責任者（復旧指揮）：（氏名）／（携帯）／（代替）

■社外
・主要取引先：（会社名）／（担当）／（携帯）／（代替）
・仕入先：（会社名）／（担当）／（携帯）／（代替）
・設備・電気・IT：（会社名）／（担当）／（携帯）／（代替）

※紙で1枚プリントして、事務所と自宅（または車）に置くと確実です。
※クラウドで共有する場合は「閲覧だけできるリンク」など、誰でも迷わない形にしておきましょう。

ステップ３：バックアップの「頻度・保管先・復旧手順」を決める

停電や故障が起きたとき、業務を止める原因は「データが戻せない」ことです。
バックアップは難しく考えなくて大丈夫で、決めるのは次の3つだけです。

・頻度：毎日／週1など（まずは“週1”でもOK）
・保管先：社内のPCだけに置かない（クラウド or 外付けHDD）
・復旧手順：誰が、どの順で戻すか（担当と手順を1行で書く）

【1枚BCPにそのまま貼る枠（バックアップ）】
■対象データ：（例：見積・請求、顧客台帳、在庫、図面、日報 など）
■バックアップ頻度：（例：毎日18時／毎週金曜 など）
■保管先：（例：Google Drive / OneDrive / 外付けHDD など）
■復旧の担当：（氏名）
■復旧の手順（1～3行）：
1）（例：クラウドにログインしてバックアップフォルダを開く）
2）（例：最新ファイルをPCにダウンロード）
3）（例：業務用フォルダへ戻して動作確認）

※「バックアップが取れているか不安」なら、まずは“復旧できるか”を1回だけ試すのが最短です。

kintoneを活用した安否確認と緊急タスク管理

災害時は、まず安否確認と復旧作業の段取りが肝になります。紙の「1枚BCP」に加えて、kintoneを使うと安否確認や緊急タスクの共有が早くなり、復旧を進めやすくなります。

安否確認アプリと連携し、災害時の従業員の状況を迅速に把握

災害時は、まず「誰が無事で、誰と連絡が取れないか」を早く把握することが大切です。安否確認アプリとkintoneを連携しておくと、回答結果を1か所に集約でき、未回答者の確認や対応の優先順位づけがスムーズになります。

緊急タスクをkintoneで共有し、復旧作業の進捗を可視化

災害後の復旧は、「やること」が一気に増えて抜け漏れが起きやすくなります。kintoneでタスクを一覧化し、担当者と期限、状況（未着手／対応中／完了）を共有できるようにすると、復旧の進み具合が見える化できます。たとえば、停電対応、設備の手配、顧客への連絡などを同じ画面で管理でき、二重対応や遅れを防ぎやすくなります。

Q: BCP対策にどれくらいの費用をかけるべきですか？

まずは「優先業務・連絡網・バックアップ」を1枚にまとめるところまでは、ほぼ費用をかけずに始められます。次に、止まると困るもの（例：請求・受発注・顧客対応など）だけを決めて、バックアップや連絡手段を最低限強化しましょう。費用をかけるとしたら、①バックアップの保管先（クラウド等）②緊急連絡やタスク共有の仕組み（ツール）③停電対策（電源・通信）の順で、必要なところから小さく投資するのがおすすめです。

Q: BCPは毎年見直す必要がありますか？

はい、見直しは必要です。ただし「大がかりに作り直す」のではなく、年1回（30分）で十分です。あわせて、①担当者が変わった ②取引先や連絡先が変わった ③使うツールや保管先（クラウド等）が変わった ④優先業務が変わった――このどれかが起きたタイミングでも、連絡網とバックアップだけは更新しておきましょう。

優先業務の洗い出し、連絡網の作成、バックアップ体制の構築

BCPBCPの最初の一歩は、「優先業務」「連絡網」「バックアップ」を決めることです。
優先業務　　：停電や人手不足でも止められない業務（例：顧客対応／出荷・納品／請求など）を3つに絞ります。
連絡網　　　：固定電話が使えない前提で、携帯・メール・SMSなど“代替手段”も含めて連絡先を1枚にまとめます。
バックアップ：社内PCだけに置かず、クラウドや外付けHDDなどに分散して保管します（頻度と復旧担当も決めます）。

データのバックアップ体制も同様に社内だけでなくクラウドサービスなども活用し分散して保管することを推奨します。

連絡網

緊急時は「電話がつながらない」を前提に、連絡先は 電話＋代替手段（SMS／メール／LINE等） までセットで書いておきましょう。紙で1枚置いたうえで、クラウドにも保存しておくと、外出先でも確認できます。

優先業務リスト

停電や人手不足でも、まず続けるべき業務を3つに絞るためのリストです。迷ったら「止めると困る順（顧客対応／出荷・納品／請求など）」で優先順位を付けて書き出しましょう。

データ復旧手順

データが戻せないと、復旧が止まります。だからこそ「保管場所」「復旧担当」「復旧手順」を1枚に書いておきましょう。あわせて、バックアップが取れているかではなく、実際に戻せるか（復旧テスト）を年1回だけでも確認しておくと安心です。

まとめ

都城エリア（都城・三股・曽於市）の中小企業向けに、緊急時でも迷わず動ける「1枚BCP」の作り方をまとめました。ポイントは、優先業務・連絡網・バックアップの3つだけを先に決めて、復旧の初動を早くすることです。まずは紙1枚に書き出し、年1回だけ更新すれば十分に実用になります。